כמה פעמים אמרתם לעצמכם "מה זה? כבר נגמר היום? לא הספקתי כלום"
אם זה קרה יותר מפעם או פעמיים - כנראה שאתם מנהלים את הזמן שלכם לא נכון.
לכולנו יש מלא מה לעשות - בחיים הפרטיים ובטח בעסק, אז מה לעשות כדי שהיום יהיה יותר יעיל? כדי שלא תהיו במצב של כיבוי שריפות ולא תספיקו לתכנן את העתיד?
הנה כמה טיפים שיעשו לכם סדר:
1. רשימת מטלות - אם לא נדע מה יש לעשות - איך נוכל לתכנן את היום?
הקדישו כל בוקר רבע שעה (או כמה שאתם צריכים) כדי לעבור על כל המשימות שלכם, כתבו הכל על דף או בקובץ במחשב, העיקר שהרשימה תהיה מול העיניים שלכם.
2. תיעדוף משימות - לא הכל חייבים לעשות למחר, יש משימות דחופות יותר ויש משימות דחופות פחות. אם נעשה סדר ונגדיר מה דחוף יותר ומה פחות נוכל לגעת במה שחשוב אבל לא רק לכבות שריפות כל הזמן.
צרו לכם טבלה ונסו לחלק את המשימות שלכם לפי:
חשוב ודחוף - כיבוי שריפות. יש לעשות בהקדם.
חשוב ולא דחוף - סדרו את המשימות בחלק הזה לפי סדר העדיפויות. מומלץ לכתוב את המשימות ביומן, ככה באמת תעשו אותן.
דחוף ולא חשוב - אלו משימות שצריך לעשות אבל הן לא בראש סדר העדיפויות.
לא חשוב ולא דחוף - הזיזו את המשימות האלו מהעיניים באופן זמני. כתבו אותם ביומן נניח לעוד שבועיים או חודש מהיום. לפי החלוקה הזו תוכלו לראות איזה משימות אתם חייבים לסיים היום, מה חשוב שיעשה ומה אתם יכולים לדחות למחר כדי להוריד לחץ. טיפ אישי - תמיד תדאגו לקחת משימות מכל החלקים של הטבלה, לא רק מהדחופים. ככל שתקחו מהמשימות הדחופות - ירד מכם לחץ. ככל שתקחו מהמשימות הלא דחופות - תוכלו להתכונן ולתכנן את העתיד.
3. לוח זמנים זה שם המשחק - מעבר לתכנן המשימות עצמן, תכנון לו"ז מסודר יעזור לכם להספיק הכל.
אני כותבת הכל ביומן גוגל, מתכננת את הדברים לפי פגישות קבועות שאי אפשר להזיז (כמו שיעורים שאני מלמדת או פגישה שנקבעה עם לקוח) ולפי זמנים שאני מגדירה לכל משימה.
חשוב מאוד להגדיר זמן להפסקות - לקום מהכיסא, למתוח את הגוף ולרענן את הראש. אם כואב לכם הגב למשל הגדירו שעה ביום לאימון ומתיחות.
הגדירו זמן להפסקת צהריים או הפסקות קפה. הריענון הזה יעשה לכם טוב ויהפוך אתכם ליותר יעילים.
הגדירו זמן לעבודה עבור הלקוחות, לפרסום, לשיווק, לשיחות מכירה, ללקוחות דחופים ועוד.
כשהגיע הזמן שהגדרתם סיימו את המשימה שעליה אתם עובדים כרגע ועברו למשימה הבאה לפי היומן.
למשל, ככה נראים ימי שני אצלי ביומן:
06:30 - 8:00 - שגרת בוקר
8:00 - 8:15 - מעבר על המשימות, עדכון משימות מהבוקר
8:15 - 11:00 - עבודה על לקוחות דחופים
11:00 - 11:10 - הפסקת פרי או קפה
11:10 - 13:00 - עבודה על לקוחות לפי הרשימה
13:00 - 14:00 הפסקת צהריים + טיול קצר עם הכלב
14:00 - 15:00 - הקלטת סרטון ליוטיוב
15:00 - 16:00 - עבודת בק אופיס
16:00 - 16:20 - הפסקת קפה
16:20 - 18:00 - עבודה על לקוחות לפי הרשימה
18:00 - 20:00 - מעבר על נקודות מדע דיגיטליות, פרסום ברשתות חברתיות ותזמון פוסטים
יש ימים שיש לי יותר עבודות בק אופיס אז למשל בימי שלישי אני מקדישה יותר זמן לבק אופיס, לעבודות משרדיות וטפסים, זה יכול להשתנות לפי אותו היום אבל זה פחות או יותר התכנון שלי.
היומן הוא הבוס. כשהגיע הזמן לעבור משימה אני עושה את זה.
כמובן שהחיים הם לא תמיד כמו שאנחנו מתכננים ויש דברים דחופים שגורמים לנו לשנות את היומן אבל השתדלו ביום - יום לעבוד לפי היומן.
4. רשימת יעדים - יעד שבועי, חודשי ושנתי.
ברגע שיש לנו את היעדים השנתיים שלנו - אנחנו יודעים מה אנחנו רוצים להשיג בשנה הקרובה - הרבה יותר קל לתכנן את זה. נחלק כל יעד שנתי כזה למשימות ונציב אותם ביעדים החודשיים ואז בשבועיים וככה נספיק כל פעם קצת. נתקדם עוד טיפה.
אחת השאלות שאני נשאלת לא פעם זה איך הגעת ליעד שלך? איך הקמת את המכללה למשל? והתשובה היא בדיוק זה. ניהול זמן, הצבת יעדים ותכנון. זה מה שהוביל אותי לשם.
5. רשימות שעושות סדר: אם תצליחו לארגן את העסק שלכם (ואת החיים שלכם) תחסכו הרבה זמן, אחת השיטות לעשות את זה זה לעשות רשימות עם הפרטים והמידע שחשוב לכם בצורה מסודרת, כל אחד צריך להתאים את זה לעסק שלו אבל הנה כמה רעיונות כדי שתוכלו להתחיל:
רשימת לקוחות פעילים
רשימת לקוחות שחייבים כספים
רשימת ספקים או נותני שירות אחרים
רשימת משימות לכל יום
מחירון
רשימת יעדים
6. עזרים חיצוניים:
יש הרבה תוכנות שיכולות לעזור לנו לשמור על הסדר, יומנים שונים ותוכנות שנותנות תזכורות בזמנים שונים, אני אישית עובדת עם 2 עיקריות:
1. יומן גוגל - שם יש לי אפשרות לתכנן את היום שלי לפי אירועים עד הדקות (אם יש צורך בכך), אני יכולה לתכנן מתי לקבל תזכורות - באותו הרגע, שעה לפני או יום, לפני האירוע המתוכנן.
2. גוגל KEEP שנותן לי אפשרות לשמור רשימות, לשים תזכורות ולשמור על מידע חשוב וזמין.
טיפ קטן - חלקו את המשימות לפי צבעים, זה יעזור לכם לחלק את היום נכון בצורה ויזואלית יותר.
7. שקט בראש:
המנעו מהסחות דעת. אתם אולי לא שמים לב לזה אבל כל צליל יכול להוציא אתכם מריכוז, לכן לפני תחילת העבודה שימו את הטלפון של שקט, סגרו את הפייסבוק והאינסטגרם ואם אתם כמוני וצריכים מוזיקה כדי לעבוד - בחרו מוסיקה שתתאים למצב רוח.
טיפ קטן - אם אתם שומעים מוסיקה דרך יוטיוב עשו לעצמכם פלייליסט עם שירים שאתם אוהבים אבל חפשו את הגרסאות על הליריקס ולא את הקליפ הרשמי, ככה לא תהיה לכם סיבה "רק להציץ" כדי לראות את הקליפ ולהישאב לשם לשעה.
8. שקט בעין:
אם תעשו סדר בשולחן (או במשרד כולו) יהיה לכם יותר נוח לעבוד.
באופן מודע או לא, העין שלנו מחפשת כל הזמן על מה להתפקס. אם השולחן שלנו בלאגן לעין שלנו קשה יותר להתרכז רק במה שקורה על המסך. המוח שלנו חושב במקביל על שאר המשימות וככה אנחנו לא 100% בפוקוס באף אחת מהמשימות שלנו.
סדרו את השולחן בצורה נוחה, ארגנו את שאר המשרד שיתן תחושה מסודרת ורגועה.
9. שגרת בוקר ואיפוס ראש: הבוקר של כל אחד מאיתנו הוא שונה, אני למשל מתעוררת ב-6 ורבע בבוקר, מתארגנת, יוצאת לטייל עם הכלב, עושה
כמה דקות של מדיטציה והודיה, מכינה אוכל לשאר היום ומתיישבת לעבוד. למה חלקתי את המידע הזה? כי יש כאן מידע חשוב.
אני מתעוררת מוקדם כדי להספיק כמה דברים לפני שאני מתיישבת לעבוד. למה? כי זה מוריד ממני לחץ לקראת הצהריים כשאני כבר בשיא הריכוז.
המדיטציה של הבוקר משרה עלי רוגע, עושה לי סדר בראש ובעיקר מאפשרת לי לקחת נשימה לפני יום עמוס ופורה. (אם מעניין אתכן לשמוע גם על זה - כתבו לי ואני אכתוב מאמר בנושא!)
10. תכנון מקדים ולא כיבוי שריפות: תכנון מקדים משמע התקדמות. כיבוי שריפות משמע לעמוד במקום. זה נשמע מוזר? לא כל כך. אם אני מתכננת את היעדים שלי (ראו סעיף 4) אני יכולה להתקדם, לפתח את עצמי ואת העסק. אם אני רק מכבה שריפות אני מטפלת במה שדחוף בלבד ותמיד יהיו דברים דחופים. תמיד יהיה לקוח שצריך את העיצוב לאתמול או לקוח שרוצה "רק תיקון קטן" או בק אופיס שמחייב התייחסות או קולגה שביקש את דעתכם על משהו שהכין כבר לפני שבוע. איפה יהיה לכם זמן לקדם את עצמכם? אתם עומדים במקום. נסו להקדיש ביומן זמן לדברים עתידיים - זמן לכתיבת ספר, להקליט סרטון, לברר לגבי לימודי עיצוב גרפי :) אם יהיו לכן יעדים עתידיים תוכלו לתכנן אותם מראש ובכך להתפתח ולהתקדם!
מקווה שהרשימה הזו עזרה לכם, אני מיישמת אותה בכל יום ואני בהחלט מרגישה טוב עם ניצול הזמן שלי ברוב הימים.
יש לכם עוד טיפ? אשמח לשמוע!